Распознавание документов с помощью ИИ

1. Что такое распознавание документов

Распознавание документов — это автоматическая обработка загруженных файлов с помощью OCR и искусственного интеллекта.

Система:

• считывает текст с PDF и изображений;
• определяет тип документа;
• извлекает ключевые данные;
• автоматически заполняет карточку документа;
• при необходимости создаёт материалы и связывает их с объектом.

Функция предназначена для ускорения формирования исполнительной документации и исключения ручного ввода.

2. Когда запускается распознавание

Распознавание включается автоматически при:

• загрузке сертификатов соответствия;
• загрузке паспортов качества;
• добавлении документов через объект;
• добавлении документов в базу сертификатов.

Поддерживаемые форматы:

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG

3. Как работает процесс распознавания

Шаг 1. Загрузка файла

Пользователь нажимает «Прикрепить файл» и загружает документ.

После загрузки система автоматически запускает анализ.

Шаг 2. OCR — считывание текста

Система:

• извлекает текст из изображения или PDF;
• корректирует наклон и искажения;
• анализирует структуру документа.

Шаг 3. Определение типа документа

ИИ определяет тип документа автоматически:

• Сертификат соответствия
• Паспорт качества
• Сертификат пожарной безопасности
• Санитарно-эпидемиологическое заключение
• Отказное письмо
• И другие типы

Если тип определить невозможно, система предложит выбрать его вручную.

Шаг 4. Автоматическое заполнение данных

Система извлекает и заполняет:

• номер документа;
• дату выдачи;
• срок действия;
• организацию, выдавшую документ;
• наименование продукции;
• нормативную базу (если указана);
• количество листов;
• данные о партии (для паспортов качества).

Поля автоматически отображаются в карточке документа и доступны для редактирования.

Шаг 5. Создание материалов

Если в документе указаны материалы, система:

• создаёт карточку материала;
• добавляет его в справочник материалов;
• связывает материал с сертификатом.

Это позволяет автоматически формировать реестры материалов в исполнительной документации.

Шаг 6. Добавление в общую базу

По умолчанию:

• документ добавляется в общую базу сертификатов.

Это даёт возможность:

• использовать документ на других объектах;
• избежать повторной загрузки;
• сократить время подготовки ИД.

При загрузке через объект можно снять галочку, чтобы документ не добавлялся в общую базу.

4. Проверка распознанных данных

После автоматического заполнения рекомендуется:

• проверить корректность номера;
• проверить срок действия;
• проверить организацию-выдавшую документ;
• убедиться в правильности типа документа.

Все поля можно изменить вручную перед сохранением.

5. Если документ распознан некорректно

Причины:

• низкое качество скана;
• фотография под углом;
• тени и блики;
• частично обрезанный документ.

Решение:

1. Загрузить более качественный файл.
2. Исправить данные вручную.
3. Повторно загрузить документ.

6. Что происходит после сохранения

После сохранения:

• документ появляется в библиотеке ИД;
• отображается в разделе сертификатов;
• связывается с материалами;
• участвует в формировании реестров;
• учитывается при проверке комплектности документации.

7. Преимущества функции:

• сокращение времени ввода данных;
• снижение количества ошибок;
• автоматическое создание материалов;
• формирование единой базы сертификатов;
• контроль сроков действия документов;
• ускорение сдачи объекта заказчику.